Lembaga - Lembaga yang berhubungan dengan Eksport import

1.      Bank.

2.      Freight Forwarder, EMKL/EMKU.

3.      Asuransi.

4.      Bea Cukai.

5.      Maskapai Pelayaran.

6.      Surveyor (Badan Pemeriksa).

Alat Kesekretariatan

1.        MESIN KETIK

Beraneka ragam mesin ketik yang dimiliki oleh setiap kantor baik mesin ketik manual maupun mesin ketik elektrik. Kepemilikan mesin ketik tergantung kepada kondisi besar kecilnya organisasi dari suatu kantor. Ketersediaan mesin ketik akan membantu pekerjaan kantor lebih cepat dan rapi, sekaligus pekerjaan dapat digandakan yaitu dengan mengguanakn karbon, oleh karena itu dengan adanya mesin ketik efisiensi kerja dapat dicapai.

A.           Penggolongan Mesin Ketik

Apabila ditinjau dari cara kerjanya, mesin ketik dapat dikategorikan menjadi  macam, yakni mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

1.      Mesin Ketik Manual

 Mesin Ketik Manual (Manual Typewriter) adalah mesin ketik yang pengoperasiannya dilakukan oleh tenaga manusia dengan bentakan jari tanpa bantuan energy listrik. Hasilnya yang diperoleh tergantung pelaku dapat mefungsikan jari sesuai huruf pada mesin ketik.

Adapaun karakteristik dari mesin ketik manual adalah sebagai berikut.

a)      Tanpa energy listrik karena dioperasikan dengan hentakan jari.

b)      Jika dioperasikan, gandaran akan bergeser kekiri atau kekanan sesuai dengan jenis mesin ketik.

c)      Posisi pita dapat diatur sesuai kehendak yang diinginkan, baik pita berada diatas, ditengah, maupun di bawah.

d)     Dengan bantuan karbon, pekerjaan kantor dapat dikerjakan sekaligus, yang hasilnya sama, baik isi maupun bentuknya.

e)      Komponen-komponennya mekanik maka mudah untuk dioperasikan.

Dengan majunya perkembangan teknologi peralatan kantor untuk pengerjaan pengetikan seperti komputer, mesin cetak dan sebagainya, mesin ketik dianggap ketinggalan jaman. Namun dengan demikian, mesin ketik manual sangat membantu kantor yang belum memilikiperalatan-peralatan modern seperti tersebut diatas. Karena telah berkembangnya peralatan kantor yang hasilnya lebih cepat dan lebih baik maka mesin ketik manual mempunyai kesan lebih lemah disbanding mesin ketik lainnya seperti computer, mesin ketik elektronik.

Adapun kelemahan mesin ketik manual adalah sebagai berikut :

a)      Pengoperasian sepenuhnya secara fisik, yaitu dengan bantuan jari-jari

b)      Pada waktu dioperasikan,terdengar suara lebih keras dibandingkan mesin elektrik, mesin ketik elektronik,maupun computer.

c)      Hasil yang diperoleh tergantung kecepatan juru ketik

d)     Apabila ada kesalahan ketik, perbaikan dilakukan secara manual.

 

Jenis-jenis Mesin Ketik Manual

1.    Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas dobel folio.

2.    Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3.    Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran antara 9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

 

Cara mengoperasikan Mesin Ketik Manual

 1.      Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran,

2.      lalu putar tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebelah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.

3.      Setelah kertas masuk dengan benar juru tik bisa mulai mengetik.

4.      Setelah selesai mengetik, keluarkan kertas dengan menekan pembebas gandaran 

 

 2.        Mesin Ketik Elektronik

Mesin ketik elektronik ( electric typewriter )  adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik yang kuat. Karena mengguanakn tenaga listrik, mesin ketik ini dikenal dengan mesin ketik listrik. Mesin ketik elektronik ini mempunyai keunggulan dibandingkan dengan mesin ketik manual

Keunggulan yang dimiliki mesin ketik elektronik ini adalah sebagai berikut:

a)      Hasil tulisan yang diperoleh lebih besar dan rapi

b)      Ketikan dapat dioperasikan dengan cepat sehingga keletihan dari juru krtik dapat dikurangi

c)      Komponen mesin ketik memiliki banyak simbok sehingga dapat digunakan untuk mengetik berbagai macam bentuk atau model.

d)     Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis maka tidak terlali sulit untuk dioperasikan

e)      Menghemat tenaga kerja karena digerakkam dengan energy listrik

f)       Komponen mesin ketik dilengkapi dengan saklar (on-off switch) sehingga tutsnya berfungsi untuk menaikkan gandaran dan memasukkan kertas

g)      Dapat mengifisiensi dan meningkatkan produktifitas kerja

Kelemahan-kelemahan mesin ketik Elektronik :

a)        Jika aliran listrik mati,juru ketik tidak akan bisa mengoperasikannya karena energy yang diperlukan adalah listrik

b)        Voltase harus sesuai dengan ketentuan agar dapat dioperasikan dengan lancer

c)        Pengoperasian tidak jauh berbeda dengan mesin ketik manual

Jika terjadi kesalahan pada pengetikan,akan lebih mudah untuk dibetulkan karena mesin ketik ini dilengkapi alat koreksi yang dapat digunakan juru ketik. Dengan adanya koreksi langsung, akan diperoleh hasil ketikan yang lebih rapi dan bersih.

Cara mengoperasikan mesin ketik elektronik :

 

1.      Masukan stop kontak pada aliran listrik.

2.      Nyalakn mesin dengan menggunakkan tombol on-off switch, disamping kanan mesin

3.      Lalu buka penutup gandaran

4.      Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan atur pasak kanan dan kiri lalu kita bisa mulai mengetik,

5.      namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

6.      Dan setelah selesai mengetik keluarkan kertas dengan menekan pembebas gandaran.

 

 

3.  MESIN CASH REGISTER

PENGERTIAN MESIN CASH REGISTER

Mesin cash register adalah alat yang digunakan untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Alat ini berfungsi untuk  menghitung dan mencatat transaksi penjualan yang menyatu dengan penyimpanan uang hasil transaksi.

Cara pengoperasian mesin cash register :

Ø  Nyalakan mesin cash register

Ø  Lalu masukan kode karyawan kasir,

Ø  Setelah itu masukan harga barang dan kode barang yang akan dibeli lalu tekan tombol TM/ST

Ø  Setelah selesai tekan tombol TL/NS Untuk mencetak struk harga dan untuk membuka  brankas uang yang ada pada bawah mesin.

 

Contoh Kasus :

Di Toko Magistra Utama sedang dilakukan transaksi penjualan barang seharga Rp 500 ( semisal telah diprogram di Departement 1 ) dan Rp 800 ( semisal telah diprogram di Departement 3 ), uang yang dibayarkan oleh pelanggan Rp 10000.
Caranya ketik : [5] [00] [1 5 ] [8] 00] [3 7] [# / ST ] [ 1 ] [ 000 ] [ TL/AT/NS]

Maka dilayar akan muncul total uang yang dibayarkan adalah Rp 1300 dan uang kembalian adalah Rp 8700.

 - Selanjutnya jika ingin memulai transaksi baru, tekan [ ESC ].

 

 

4. SPIRAL BINDING

PENGERTIAN SPIRAL BINDING

Mesin Spiral Binding (jilid), adalah Spiral binding atau jilid spiral adalah salah satu teknik penjilidan yang membuat buku jadi kelihatan lebih bagus, rapi dan memberi kesan eksklusif. Selain itu dengan jilid spiral, proses membuka lembaran isi buku juga jadi lebih mudah, karena spiral itu berfungsi sebagai engsel. Sehingga, meskipun buku isinya tebal, tetap mudah dan rata ketika dibuka di meja.

Cara pengoperasian mesin spiral binding :

1.         Potong buku sesuai ukurannya.

2.         jika sisi buku sudah cukup rata dan ukuran sudah sesuai,

3.         Kemudian, lubangi sisi buku yang akan dijadikan punggung.

4.        Setelah semua terlubangi, satukan isi dan covernya sekaligus lalu masukkan spiral ke bagian buku yang sudah dilubangi.

5.        Kencangkan jepitan spiral yang sudah terpasang di punggung buku dengan alat penjepit yang tersedia di mesin jilid spiral.

MENELEPON (OUTGOING CALLS)

Dalam menjalankan tugasnya menelepon maupun menyampaikan pesan pimpinan melalui telepon, tetap memakai etiket seperti halnya dalam menerima telepon masuk. Berikut ini adalah tata cara menyambungkan teltpon dan menyampaikan pesan pimpinan kepada seseorang.

 

1.       Menyambungkan telepon untuk pimpinan.

 

a.       Langkah-langkah untuk menelepon pejabat yang kedudukannya lebih tinggi daripada pimpinan :

1.      Mengucapkan salam :”Selamat pagi/siang/petang” (sebelumnya pastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.      Memberikan identifikasi diri.

3.      Mengatakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan Bapak Agus

(Kita jangan mendahului mengatakan apa yang akan dikatakan oleh pimpinan, sekretaris hanya boleh mengatakan perihal yang ingin dibicarakan oleh pimpinan).

4.      Memastikan bahwa penerima telepon adalah orang yang bersedia menyambungkan dengan orang yang dimaksud oleh pimpinan.

5.      Segera menyambungkan pimpinan dengan penerima telepon.

 

b.      Langkah-langkah untuk menelepon pejabat yang kedudukannya lebih rendah atau sederajat dengan pimpinan :

 

1.      Mengucapkan salam : “Selamat pagi/siang/petang” (sebelumnya pastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.      Memberikan identifikasi diri.

3.      Mengatakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan Bapak Unggul (kita jangan mendahului mengatakan apa yang akan dikatakan oleh pimpinan). Meminta kepada penerima telepon agar disambungkan dengan Bapak Unggul.

4.      Lalu kita “on the line” terlebih dahulu dengan Bapak Unggul, sebelum menyambungkan kepada pimpinan (sambil memastikan apakah yang berbicara berikutnya adalah orang yang dimaksud oleh pimpinan).

5.      Setelah pasti yang berbicara adalah orang yang dimaksud, barulah kita menyambungkannya kepada pimpinan.

 

 

2.       Menyampaikan pesan dari pimpinan

 

Dalam menyampaikan pesan dari pimpinan, kita harus mendengarkan dengan cermat dan betul-betul memahami maksud dan tujuan disampaikannya pesan maupun isi pesannya.

Langkah-langkah menyampaikan pesan :

 

1.       Mengucapkan salam “Selamat pagi/siang/petang (sambil memastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.       Memberikan identifikasi diri.

3.       Mengatakan bahwa sekretaris diminta oleh pimpinan untuk menyampaikan kepada Bapak Unggul tentang masalah ……..

4.       Minta bicara dengan Bapak Unggul (bila pesan yang disampaikan harus diterima langsung oleh Bapak Unggul).

5.       Setelah memastikan bahwa Bapak Unggul yang berbicara, maka :

6.       Berikan identifikasi diri.

7.       Menyampaikan pesan yang dimaksud oleh pimpinan kepada Bapak Unggul.

8.       Mengucapkan terima kasih dan salam, sebelum mengakhiri pembicaraan.

 

Apabila Bapak Unggul tidak berada di tempat, dan pesan dari pimpinan boleh diterima oleh orang lain, maka kita dapat melalukan langkah 1 sampai dengan langkah 4, langkah selanjutnya :

5a. Menanyakan identitas penerima telepon.

6a. Bila penerima telepon dianggap layak menerima pesan, maka kita menyampaikan pesan yang dimaksud oleh pimpinan.

7a. Mengucapkan terima kasih dan salam “Selamat pagi/siang/sore”, sebelum mengakhiri pembicaraan.