Aturan - aturan yang harus dipahami dalam bertelepon
Angkat segera
ganggang telepon setelah 2 kali berdering.
Mengapa ? Karena bila deringan pertama, sering kali
terputus karena sambungan belum sempurna. Sedangkan bila melebihi 2 kali
deringan bisa membuat si penelpon jengkel karena menunggu lama, sehingga
menimbulkan pertanyaan apakah sekretaris
berada di tempat ataukah ruangan benar-benar kosong.
Sapa dengan cara
yang profesional dan menyenangkan
Pakailah bahasa yang
baik dan benar
Dalam menerima
telepon, berikan identifikasi diri dengan jelas, kemudian dilanjutkan dengan menyapa “selamat pagi atau selamat siang atau
selamat sore”. Jangan mengucapkan
kata “halo” hanya dipakai ditengah
pembicaraan bila ada kata yang tidak jelas atau terputus, dan dapat
juga digunakan apabila kita
menerima telepon, penelepon tidak jelas mengucapkan kata-katanya.
Pastikan dulu siapa
yang menjadi lawan bicara.
Selalu
menyebutkan nama penelpon dengan
dilengkapi sebutan Bapak/Ibu.
Apabila menyampaikan pesan ataupun menyambungkan
telepon untuk pimpinan, harus pada orang yang tepat.
Dalam menyampaikan
pesan, ataupun menyambungkan
telepon untuk pimpinan, bukannya mengatakan bahwa ia akan menyampaikan
pesan pimpinan, bukannya mengatakan bahwa ia yang akan
berbicara.
Ciptakan kesan
tenang, sabar, tulus dan penuh perhatian dalam berbicara di telepon.
Bertanyalah dengan
bijaksana
Catat pesan-pesan
yang disampaikan
Mintalah nomor
teleponnya
Mintakan maaf bila membuat kesalahan-kesalahan
Mengakhiri pembicara
pembicaraan dengan tepat
Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih”
(thank you) dan “kembali” (You are welcome), dan mengucapkan salam
“selamat pagi” atau “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan.
Meletakkan gagang telepon
dengan pelan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar