Langkah - langkah yang perlu dilakukan dalam menerima telepon

1.      Telepon dari luar melalui saluran langsung (tidak melalui operator).

Caranya :

a.       Menyebutkan nama perusahaan atau organisasi tempat anda bekerja.

b.      Mengucapkan salam : “Selamat Pagi/Siang/Petang”

c.       Menanyakan apakah ada yang dapat dibantu atau ingin bicara dengan siapa.

Contoh : “PT Triguna, selamat pagi, ada yang dapat dibantu?”

 

2.      Telepon dari luar melalui saluran tak langsung.

Melalui sentral telepon internal, baru kemudian disalurkan ke pesawat-pesawat telepon yang ada diperusahaan

Caranya :

a.       Menyebutkan nama satuan kerja (tidak perlu menyebutkan nama perusahaan).

b.      Mengucapkan salam : “Selamat Pagi/Siang/Petang”

c.       Menanyakan apakah ada yang dapat dibantu atau ingin bicara dengan siapa.

Contoh : “Ruang General Manager, selamat siang, ada yang dapat dibantu ?”

 

3.      Penelepon yang belum atau tidak dikenal.

Caranya :

Sama seperti yang sudah dijalskan pada point 1 atau 2, lalu seperti ada umumnya enelepon sebelum ditanya telah menjelaskan identitasnya serta perihal yang akan dibicarakan dengan pimpinan.

·         Apabila perihal yang akan dibicarakan memang ada relevansinya dengan wewenang dan tanggung jawab pimpinan, dan pimpinan sedang ada di tempat, cara yang perlu dilakukan adalah menghubungkan penelepon dengan pimpanan, didahului dengan ucapan : “Maaf, tunggu sebentar”. Tetapi bila pimpinan sedang tak berada di tempat, maka kita harus menjelaskannya.

·         Apabila penelepon hanya mengatakan ingin bicara dengan pimpinan dan mengatakan keperluannya tetapi belum menyebutkan identitasnya, maka sekretaris harus menanyakan identitas penelepon.

·         Apabila penelepon mau mengatakan identitas dirinya, maka kita harus menanyakan keperluannya.

·         Apabila penelepon hanya mau menyebutkan keperluannya, dan ia mendesak ingin bicara dengan pimpinan, maka kita harus melaporkan hal itu kepada pimpinan.

·         Menghadapi penelepon yang hanya mau menyebutkan identitasnya tetapi belum mengungkapkan keperluannya, maka kita harus memberitahukan bahwa pimpinan sedang tidak ada di tempat atau pimpinan sedang rapat, lalu tanyakan hal yang ingin dibicarakan. Seandainya hal yang akan dibicarakan tersebut, bukan wewenang dan tanggung jawab pimpinan, kita dapat memberitahukan penelepon bahwa ia salah alamat.

 

 4.      Penelepon yang telah dikenal

Kita harus bersikap lebih ramah dan jangan bersikap sangat formal dalam menyapa dan bertanya kepada penelepon yang adalah pejabat yang telah kita kenal. Usahakan bersikap warm welcome, penuh persahabatan. Begitu pula dalam menghadapi penelepon yang telah dikenal nama dan jabatannya, walaupun mungkin baru saat itu menelepon untuk pertama kalinya. Langkah-langkah formal seperti menanyakan keperluan atau perihal sudah tidak perlu dilakukan. Akan tetapi kita tetap perlu menjaga etiket dan sopan santun dalam melayani telepon untuk pimpinan, terutama terhadap penelepon yang sudah dikenal akan tetapi hubungannya dengan pimpinan bersifat sangat formal.

            Kita harus mengetahui kedudukan si penelepon apakah lebih tinggi, sederajat atau lebih rendah dibangingkan dengan pimpinan, karena ada etiket yang mengatur tata cara menyambungkan telepon untuk pimpinan berdasarkan tingkat jabatan penelepon.

a.       Langkah-langkah menghadapi penelepon yang memiliki jabatan yang lebih tinggi dari pimpinan :

1.      Menyebutkan nama perusahaan / organisasi.

2.      Mengucapkan salam “Selamat Pagi/Siang/Petang”

3.      Menanyakan “Ada yang dapat dibantu” atau menanyakan “Ingin bicara dengan siapa?”

4.      Setelah mengetahui siapa yang akan berbicara dengan pimpinan, lalu hubungkan dengan pimpinan sambil melaporkan bahwa Bapak Agus ingin berbicara, sekarang (sekretaris/asisten) yang ada di saluran dua.

 

b.      Langkah-langkah menghadapi penelepon yang memiliki kedudukan setingkat atau lebih rendah daripada pimpinan :

1.      Menyebutkan nama perusahaan / organisasi.

2.      Mengucapkan salam “Selamat Pagi/Siang/Petang”.

3.      Menanyakan “Ada yang dapat dibantu?” atau menanyakan “Ingin bicara dengan siapa?”

4.      Setelah mengetahui siapa yang akan berbicara dengan pimpinan, silahkan yang akan berbicara itu “on the line” dengan anda terlebih dahulu.

5.      Setelah memastikan yang sedang “on the line” adalah pejabat yang dimaksud, barulah dihubungkan dengan pimpinan, sambil melapor bahwa Bapak Unggul ingin bicara, di saluran satu.