MENELEPON (OUTGOING CALLS)

Dalam menjalankan tugasnya menelepon maupun menyampaikan pesan pimpinan melalui telepon, tetap memakai etiket seperti halnya dalam menerima telepon masuk. Berikut ini adalah tata cara menyambungkan teltpon dan menyampaikan pesan pimpinan kepada seseorang.

 

1.       Menyambungkan telepon untuk pimpinan.

 

a.       Langkah-langkah untuk menelepon pejabat yang kedudukannya lebih tinggi daripada pimpinan :

1.      Mengucapkan salam :”Selamat pagi/siang/petang” (sebelumnya pastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.      Memberikan identifikasi diri.

3.      Mengatakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan Bapak Agus

(Kita jangan mendahului mengatakan apa yang akan dikatakan oleh pimpinan, sekretaris hanya boleh mengatakan perihal yang ingin dibicarakan oleh pimpinan).

4.      Memastikan bahwa penerima telepon adalah orang yang bersedia menyambungkan dengan orang yang dimaksud oleh pimpinan.

5.      Segera menyambungkan pimpinan dengan penerima telepon.

 

b.      Langkah-langkah untuk menelepon pejabat yang kedudukannya lebih rendah atau sederajat dengan pimpinan :

 

1.      Mengucapkan salam : “Selamat pagi/siang/petang” (sebelumnya pastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.      Memberikan identifikasi diri.

3.      Mengatakan bahwa pimpinan ingin bicara dengan Bapak Unggul (kita jangan mendahului mengatakan apa yang akan dikatakan oleh pimpinan). Meminta kepada penerima telepon agar disambungkan dengan Bapak Unggul.

4.      Lalu kita “on the line” terlebih dahulu dengan Bapak Unggul, sebelum menyambungkan kepada pimpinan (sambil memastikan apakah yang berbicara berikutnya adalah orang yang dimaksud oleh pimpinan).

5.      Setelah pasti yang berbicara adalah orang yang dimaksud, barulah kita menyambungkannya kepada pimpinan.

 

 

2.       Menyampaikan pesan dari pimpinan

 

Dalam menyampaikan pesan dari pimpinan, kita harus mendengarkan dengan cermat dan betul-betul memahami maksud dan tujuan disampaikannya pesan maupun isi pesannya.

Langkah-langkah menyampaikan pesan :

 

1.       Mengucapkan salam “Selamat pagi/siang/petang (sambil memastikan tidak salah sambung atau tidak salah sasaran).

2.       Memberikan identifikasi diri.

3.       Mengatakan bahwa sekretaris diminta oleh pimpinan untuk menyampaikan kepada Bapak Unggul tentang masalah ……..

4.       Minta bicara dengan Bapak Unggul (bila pesan yang disampaikan harus diterima langsung oleh Bapak Unggul).

5.       Setelah memastikan bahwa Bapak Unggul yang berbicara, maka :

6.       Berikan identifikasi diri.

7.       Menyampaikan pesan yang dimaksud oleh pimpinan kepada Bapak Unggul.

8.       Mengucapkan terima kasih dan salam, sebelum mengakhiri pembicaraan.

 

Apabila Bapak Unggul tidak berada di tempat, dan pesan dari pimpinan boleh diterima oleh orang lain, maka kita dapat melalukan langkah 1 sampai dengan langkah 4, langkah selanjutnya :

5a. Menanyakan identitas penerima telepon.

6a. Bila penerima telepon dianggap layak menerima pesan, maka kita menyampaikan pesan yang dimaksud oleh pimpinan.

7a. Mengucapkan terima kasih dan salam “Selamat pagi/siang/sore”, sebelum mengakhiri pembicaraan.